L'Ordre Malkèbre
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Termes d'une réunion du Grand Conseil

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Termes d'une réunion du Grand Conseil  Empty Termes d'une réunion du Grand Conseil

Message  Aven Malkebre le Mer 10 Avr - 10:07

Assemblée Générale :

Une réunion du Grand Conseil ou assemblée générale ordinaire se tient au moins une fois par mois ou par an. C’est la réunion de l’ensemble des membres fondateurs.

Les membres du Grand Conseil y informent les adhérents de la gestion de l'association (bilan de l'année écoulée, budget prévisionnel de l'année à venir...) et les membres y sont invités à voter et à débattre des questions à l'ordre du jour.

Les dispositions statutaires précisent l’organisation de l’assemblée, tout membre peut contester la légalité de l'Assemblée et obtenir son annulation. Les votes se font à main levée ou à bulletin secret. Sans ces précisions statutaires, c'est au président de l'assemblée d'en décider.

L'objet de ces Assemblées :

l'approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l'année écoulée sur les activités réalisées, résultat de l'exercice financier, sur présentation d'un compte-rendu des dirigeants;

le vote du budget de l'année à venir ;

le vote d'un rapport d'orientation contenant les projets de l'Ordre pour l'année à venir et les directives à suivre pour les administrateurs.

D’autres questions portées à l'ordre du jour et concernant la vie de la guilde peuvent être soumises à l'avis du Grand Conseil. L'ordre du jour est établi par le Conseil d'Administration, mais les questions non inscrites sont acceptées si elles sont jugées opportunes. Sans être obligatoire, il convient d'établir un procès-verbal des Assemblées qui est un élément de référence en cas de litige. Ainsi, sont consignées dans un registre les délibérations.


Assemblée Générale Extraordinaire :

Une assemblée générale extraordinaire peut être menée sur convocation, à n'importe quel moment pour traiter de questions urgentes et importantes ; notamment les modifications des statuts, nouvelles orientations, voire dissolution de l'Ordre...
Généralement l’organisation est similaire à une réunion du Grand Conseil sauf dispositions statuaires ou réglementaires spécifiques.


Dernière édition par Mordrayn Malkebre le Mer 10 Avr - 15:15, édité 2 fois

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Termes d'une réunion du Grand Conseil  Empty Re: Termes d'une réunion du Grand Conseil

Message  Aven Malkebre le Mer 10 Avr - 10:12



Comment rédiger une Convocation ?

Les membres de l'Ordre..... sont conviés à l'Assemblée Générale ordinaire qui aura lieu le ../../.. à .......(indiquer le lieu).

Il sera présenté à l'ordre du jour:

(indiquer les objets de la réunion, rapport des comptes ou élection du nouveau bureau ou projets d'investissement ...)

(Si prévu aux statuts) Les personnes souhaitant se présenter au nouveau bureau sont priés de se faire connaître auprès du secrétariat et en cas d'ordre du jour sur la nomination des membres du bureau)

Vous êtes priés de confirmer votre présence auprés du secrétariat scribe.

En cas d'impossibilité de participer, il vous est possible d'être représenter par un autre membre ( comme prévu aux statuts, si autre condition), pour cela établir un pouvoir et nous l'adresser avant le……...

Le ../../.. à .........

Signature (du secrétaire)

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Termes d'une réunion du Grand Conseil  Empty Re: Termes d'une réunion du Grand Conseil

Message  Aven Malkebre le Mer 10 Avr - 10:17



Comment rédiger un compte rendu de réunion ?


En date du ../../..à ...h….. ; Numéro de réunion.

A la demande de.....(pour le cas) ou Conformément aux statuts l'assemblée générale mensuelle s'est réunie au………………, étaient présents (établir la liste ou le nombre de présents pour les quorums) présidé par………..(en générale le président) pour soumettre à l'ordre du jour:

(préciser les objets tels que : rapport d’activité, projet, rapport financier, investissement, modification statutaire, résultat des votes ....);

Après les débats, il a été procédé au vote de (préciser l'objet).

Il a été décide que.... (selon le cas, ……)

L'assemblée agrée……. (le nouveau bureau… ou …….)

L'assemblée a statué….. (le changement de siège …ou…….)

L'ordre du jour étant épuisé , la séance est close.

NB:Le registre des Assemblées doit comporter les informations :

( exemple d'information reportée):

" Lors de l'A.G du .….., il a été ( décidé ou mis au vote ou nommé.. préciser l'objet)


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Message  Aven Malkebre le Mer 10 Avr - 14:59


Comment rédiger un procès-verbal ?

PROCÈS-VERBAL de l'Assemblée Générale ordinaire du ...

................(sujet de la réunion)

à ................. (par exemple, Bastion de L'Ordre Malkèbre)

Le ../../.. à ... heures, les membres de l'association, se sont réunis sur convocation du Grand Conseil.

La présidence est assuré par (un membre du Grand Conseil qui a été élu pour présider )
Le secrétariat est assuré par (nom du Scribe).

Les membres du Grand Conseil présent sont (noms des membres) .

Le président constate que (nombre de présent) des membres (sur nombre total) sont présents ou représentés.

Le nombre total de voix est ainsi de (nombre de votant). Monsieur le Président déclare alors que l'assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise.

Puis, le président rappelle que l'ordre du jour de la présente réunion est le suivant :

lecture et approbation du rapport financier relatif aux comptes de l'exercice ... ;
quitus au trésorier ;
approbation du budget pour l'exercice ……….. ;
fixation du montant des nouvelles cotisations ;
élection de ……………. (nombre) administrateurs ;
... ;
questions diverses.

Il donne ensuite lecture du rapport de la présidence et ouvre les débats.Un échange de vues intervient. Personne ne désirant plus prendre la parole, le président ouvre le scrutin sur les résolutions figurant à l'ordre du jour :

PREMIERE RESOLUTION

Après lecture du rapport financier relatif aux comptes de l'association pour l'exercice ..., l'assemblée générale approuve ledit document tel qu'il lui a été présenté.Dès lors, quitus de sa gestion est donnée au trésorier pour l'exercice écoulé.Après présentation du budget de l'exercice ..., l'assemblée générale approuve ledit budget tel qu'il lui a été présenté.
Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).


DEUXIEME RESOLUTION

Après débat, Le Grand Conseil décide de fixer le montant des nouvelles cotisations dues au titre de l'exercice ... comme suit : ... .
Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).


TROISIEME RESOLUTION

Après rappel par Monsieur le Président que …….. (nombre) sièges sont à pouvoir, il est procédé à l'élection des administrateurs à bulletin secret sous la surveillance du bureau de vote composé comme suit : ... .
Sont déclarés régulièrement élus :
- M... ... (nom et prénom), né(e) le ... à ..., demeurant à ... et exerçant la profession de ... avec ... (nombre) voix ;

- M... ... (nom et prénom), né(e) le ... à ..., demeurant à ... et exerçant la profession de ... avec ... (nombre) voix ;

- M... ... (nom et prénom), né(e) le ... à ..., demeurant à ... et exerçant la profession de ... avec ... (nombre) voix ;

- ... .


QUATRIEME RESOLUTION

Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).
Aucune autre question n'étant à l'ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à ... heures.

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le président et le secrétaire.

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